¡Le damos la bienvenida a ChainPoint para Fair Trade USA (FTUSA)! Esta guía está diseñada para todos los niveles de experiencia para ayudarle a comenzar con esta plataforma.
ChainPoint es una poderosa herramienta diseñada para automatizar y optimizar los flujos de trabajo de garantía de certificación. La interfaz de fácil manejo y las sólidas funciones están diseñadas para satisfacer las necesidades diversas y específicas de los Organismos de Evaluación de Conformidad (OEC), los Titulares del Certificado (TC) y el personal de FTUSA.
En esta guía, le brindaremos orientación a través de los pasos esenciales para empezar a utilizar ChainPoint para el cumplimiento de FTUSA. Estos pasos detallan la navegación por la interfaz y el uso de funciones clave para maximizar la eficiencia.
Estos pasos deberían proporcionar la descripción general que necesitará para comprender cómo comenzar y usar las funciones básicas de ChainPoint.
Público de la capacitación
Esta guía pretende ser un recurso para el personal de Fair Trade USA.
Cómo iniciar sesión en ChainPoint
Para iniciar sesión en ChainPoint, busque el mosaico de ChainPoint en el panel de inicio de sesión de Okta. Si no ve el mosaico de ChainPoint, envíe un caso al equipo de tecnología digital.
Configuración de idioma
Establezca su idioma preferido (inglés, español o francés) en la parte superior derecha de la página de inicio: haga clic en la bandera y luego seleccione su idioma de la lista desplegable.
Página de inicio
La página principal de ChainPoint consta de las siguientes áreas:
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Selección de unidad de empresa: utilice este menú para seleccionar la empresa de la que desea ver los registros.
- De forma predeterminada, ChainPoint mostrará información relacionada con la empresa a la que está vinculado su perfil de usuario.
- Si es un empleado de FTUSA, verá Fair Trade USA en la parte superior de la pantalla y tendrá acceso a los registros asociados con todas las cuentas vinculadas a FTUSA.
- Si ha iniciado sesión como usuario de un OEC, solo podrá ver los registros de las empresas asociadas con el OEC.
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Elementos del menú: muestra secciones de FTUSA ChainPoint, como auditorías, términos de referencia, revisión de NC, programación de auditorías y empresas.
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Nombre de usuario: haga clic en el ícono nombre de usuario para editar cualquier información relacionada con su perfil, incluyendo: Información personal, Dirección y Mi configuración.
- Mi configuración: en la sección Mi configuración, es posible ocultar la sección de selección de la empresa después de seleccionar una empresa para simplificar la vista, especificar el sistema para recordar sus conjuntos filtrados después de realizar una búsqueda y, de manera predeterminada, detectar de forma automática la orientación de la pantalla o el modo vertical u horizontal (principalmente relevante para la aplicación móvil).
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Lista de tareas: muestra la lista de tareas pendientes relacionadas con su perfil de usuario. Estas tareas se asignan a su usuario en función de un formulario específico y del estado del flujo de trabajo.
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Mensajes: muestra mensajes, como recordatorios o comentarios en formularios.
- Logotipo de FTUSA: Haga clic en el logotipo de FTUSA para volver a la página principal.
Cómo editar vistas de listas
FTUSA puede acceder a una vista de lista de los formularios de Personas, Perfiles de CH, Detalles del centro, Alcance y programación, Auditorías, Términos de referencia, y Revisión y cierre de NC. Al ingresar cualquier resumen de formulario, la lista de resultados disponibles se mostrará en formato de tabla. Para ver mejor los resultados, la tabla se puede editar cambiando las columnas que se muestran o filtrando los resultados.
Consejos de filtrado
- Para administrar el filtro, use los cuatro íconos en la parte superior derecha de la página.
- Para aplicar un filtro, seleccione el ícono del embudo.
- Para cambiar las columnas que están visibles en la lista de registros de formulario, seleccione el ícono de columnas.
- Para borrar el filtro, seleccione el ícono de la papelera.
- Para buscar, utilice el ícono de la lupa.
Visualización de columnas
- Seleccione la opción de columna en la parte superior derecha de la tabla.
- En la ventana emergente, mueva los campos de la columna izquierda (gris) a la columna derecha (azul) para mostrarlos en la tabla.
- En la columna de la derecha, mueva los campos hacia arriba o hacia abajo para reordenar la visualización en la tabla.
- Guarde la configuración de la columna cuando todos los campos deseados estén en la columna azul.
Cómo utilizar la casilla de búsqueda de selección de unidades de empresa
La casilla de búsqueda es esencial para navegar por los registros en ChainPoint. Las
siguientes funciones están disponibles en las casillas de búsqueda de todo el sistema:
- Seleccione los registros favoritos mediante el ícono de la estrella
. A continuación, puede utilizar el ícono de la estrella
situado en la parte superior de la barra de búsqueda para alternar entre mostrar solo los registros favoritos y mostrar solo los registros que no son favoritos o una combinación de ambos registros.
- Utilice el ícono de exportación registros
para exportar la lista filtrada de registros en formato Excel.
- “Seleccionar columnas” se puede usar para seleccionar qué campos mostrar como columnas con capacidad de búsqueda. En el menú emergente “Seleccionar columnas”, es posible guardar las columnas seleccionadas para su usuario de modo que la vista siempre muestre las mismas columnas al realizar búsquedas de un conjunto de registros. En esta ubicación, también es posible arrastrar y soltar campos para que se muestren de izquierda a derecha (de arriba hacia abajo) en el cuadro de búsqueda.
- “Eliminar criterios de búsqueda” elimina todos los filtros y criterios agregados durante la última búsqueda.
- Haga clic en “Filtrar”
para realizar la búsqueda una vez que se hayan agregado todos los valores a los campos de búsqueda. Esto también se puede lograr presionando la tecla Enter.
- Utilice las flechas para navegar por varias páginas de resultados o cambiar el número de resultados por página en la parte inferior de la casilla de búsqueda Company Unit Selection.
Secciones del formulario
FTUSA pueden acceder a los Perfiles de CH, Detalles del centro, Alcance y programación, Auditorías, Términos de referencia, y formularios de Revisión y Cierre. Cada formulario puede incluir pestañas, estado, propiedades, y sellos de usuario y fecha/hora.
- Form Tabs: Las pestañas son un método para navegar por las diferentes secciones del formulario.
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Navegación de pestañas: El botón de navegación de pestañas
se puede utilizar para navegar entre pestañas seleccionando las flechas o ver la tabla de contenido del formulario seleccionando la casilla de listas entre las flechas.
- Estado del formulario: en el caso de los formularios que contienen un flujo de trabajo, esta sección muestra el estado del formulario. Al hacer clic en el estado, se abrirá el historial del formulario, que incluye una marca de fecha y hora de cuándo cambió el estado del formulario y todos los comentarios asociados con el formulario.
- Propiedades: muestra las propiedades del formulario, como el ID del formulario, la empresa asociada al formulario y el usuario que creó el formulario.
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Usuario y marca de fecha y hora: muestra el último usuario que interactuó, guardó o avanzó el formulario a su estado actual.
Cómo ver el historial de un formulario
Cada formulario tiene un historial registrado de cambios para realizar un seguimiento de las actualizaciones de los campos y los estados del flujo de trabajo.
- En la parte superior del formulario, seleccione el nombre del estado del flujo de trabajo (por ejemplo, Revisión del OEC, Revisión del CH).
- Mueva el interruptor hacia la izquierda o derecha para contraer o expandir todos los cambios.
- El historial describirá el estado del flujo de trabajo y las notas que se hayan generado automáticamente o introducido de forma manual al avanzar el estado.
- Los cambios de campo muestran el nombre del campo, el valor anterior y el nuevo valor.
Incorporación y edición de formularios
Dependiendo de los permisos de su perfil de usuario, podrá agregar o editar registros en ChainPoint. Para agregar un nuevo registro, vaya a la sección de registros que desea agregar y busque el ícono Agregar en la parte superior de la tabla de registros.
Nota: Si no ve el botón Agregar, es posible que su usuario no tenga permisos para crear nuevos registros en la sección que está viendo, o los registros que se muestran se crean como parte de un flujo de trabajo y no se pueden agregar individualmente (consulte el flujo de trabajo).
1. Para ingresar al registro, complete los campos necesarios en el formulario y haga clic en el ícono Save.
2. Una vez guardado, verá el registro recién creado. Haga clic en el ícono Editar para realizar cambios en el registro.
3. Si necesita editar un registro diferente, navegue hasta la tabla de registros, seleccione el registro que desea editar y haga clic en el ícono Editar .
Flujos de trabajo
Si el registro que está creando es parte de un flujo de trabajo, verá la opción indicada por el ícono Guardar y Siguiente mientras edita el formulario. Al guardar un formulario en un flujo de trabajo, tendrá las siguientes opciones:
1. Guardar el formulario como borrador o avanzar el formulario al siguiente paso del flujo de trabajo.
2. Dejar un comentario para que otros lo revisen cuando accedan a los registros. En la sección de comentarios, es posible agregar enlaces, cargar documentos, agregar tablas y formatear texto.
Nota: Solo los usuarios con permisos designados para el formulario que está editando tendrán acceso a sus comentarios. Para más información sobre los permisos, consulte “Who Can Access” en los materiales de capacitación.
Para ciertos flujos de trabajo, como aprobaciones, una vez que el formulario se envía para su revisión, se “bloqueará” para evitar cualquier cambio en el formulario mientras está bajo revisión. En algunos casos, el formulario se puede compartir entre sí para permitir modificaciones antes de enviar el formulario final. Consulte los materiales de capacitación para obtener instrucciones de flujo de trabajo específicas del proceso.
La certificación FTUSA tiene los siguientes permisos en ChainPoint:
| Formulario | Acceso |
| Alcance y programación | VISTA |
| Términos de referencia | Editar, Ver |
| Casos de aseguramiento | Crear, editar, ver |
| Herramienta de auditoría | VISTA |
| Revisión y cierre de NC | VISTA |
El equipo de éxito de socios de FTUSA tiene los siguientes permisos en ChainPoint:
| Formulario | Acceso |
| Alcance y programación | VISTA |
| Casos de aseguramiento | N/A |
| Términos de referencia | N/A |
| Herramienta de auditoría | N/A |
| Revisión y cierre de NC | N/A |
Los asesores de campo de FTUSA tienen los siguientes permisos en ChainPoint:
| Formulario | Acceso |
| Alcance y programación | VISTA |
| Casos de aseguramiento | Crear, ver |
| Términos de referencia | VISTA |
| Herramienta de auditoría | Editar, Ver |
| Revisión y cierre de NC | Editar, Ver |
FTUSA BD/PS tiene los siguientes permisos en ChainPoint:
| Formulario | Acceso |
| Alcance y programación | VISTA |
| Casos de aseguramiento | Crear, ver |
| Términos de referencia | VISTA |
| Herramienta de auditoría | Editar, Ver |
| Revisión y cierre de NC | Editar, Ver |
Guardado automático
Para algunos formularios, como la lista de comprobación de auditoría, la función de guardado automático está habilitada. Con AutoSave, ChainPoint guardará automáticamente el formulario para evitar la pérdida de datos si se pierde la conexión o el navegador (o la aplicación) se cierra accidentalmente. La próxima vez que abra el formulario, verá el siguiente mensaje:
Puede elegir cargar la versión guardada del formulario o eliminarla del sistema y comenzar de nuevo.