Esta guía ilustra los cambios generales para la transición a la nueva plataforma de aseguramiento, ChainPoint, de la plantilla de auditoría Excel anterior del Estándar de Producción Agrícola (APS). La programación de auditorías y el proceso de alcance, los Términos de Referencia (ToR), la herramienta de auditoría, los reportes de auditoría, y la revisión y cierre de no cumplimiento (NC) se gestionan ahora a través de la plataforma basada en la web y la aplicación fuera de línea de ChainPoint, lo que aumenta la eficiencia, la precisión y la colaboración al consolidar toda la documentación relacionada con la auditoría en una sola plataforma y reducir los procesos basados en el correo electrónico.
Público
Esta guía está pensada para ser un recurso para los Organismos de Certificación de Aseguramiento (CAB) que realizan auditorías según el APS.
Términos de referencia (TdR)
El contenido de los ToR continúa incluyendo información para auditores sobre áreas de riesgo e instrucciones específicas de auditoría. Las siguientes secciones están incluidas en los ToR:
| Sección | Intención |
| Historial del estado de la certificación | Historial de la certificación FTUSA |
| Contexto nacional | Contexto sociológico y político específico de la ubicación geográfica del CH |
| Contexto adicional del alcance del certificado | Información relevante sobre el alcance, incluyendo entidad de alcance múltiple (MSE) y cambios recientes en el alcance |
| Casos de aseguramiento | Alegaciones, quejas, excepciones o incidentes revisados |
| Tergiversación de criterios/políticas en auditorías anteriores | Lista de criterios que se evaluaron incorrectamente en auditorías anteriores |
| Transacción no notificadas | Lista de informes requeridos no presentados por el CH |
| Discrepancias en los informes de transacciones | Problemas identificados en los informes de transacciones enviados por el CH |
Con este nuevo flujo de trabajo, cuando se genera un ToR, ahora está disponible para el auditor como un archivo PDF vinculado a través de la portada de auditoría en ChainPoint. (Anteriormente, se compartía como un archivo Excel independiente de la herramienta de auditoría).
Notas:
- No es necesario solicitar los ToR con antelación.
- El CAB recibirá una notificación por correo electrónico cuando se genere un ToR y la auditoría se asigne al auditor principal.
- Cada auditoría incluirá un ToR.
- El ToR es un archivo PDF disponible para su descarga en la portada de la auditoría.
- Cualquier respuesta al ToR debe ingresarse en las notas de la portada de auditoría.
- Para obtener más información sobre el ToR en ChainPoint, consulte "Explicación de los términos de referencia y Lo que se incluye".
Herramienta de auditoría
La lista de verificación de auditoría se generará automáticamente mediante la información que el CAB y los Titulares del Certificado proporcionen en el proceso de programación y determinación del alcance. Los CAB no necesitan solicitar la herramienta de auditoría a Fair Trade USA, ya que está disponible para los auditores tan pronto como se programa la auditoría. Para que el administrador del CAB comparta la herramienta de auditoría con el auditor, se debe asignar un auditor líder en la portada de la auditoría, y el estado del flujo de trabajo de la auditoría debe avanzar a "Programado".
La herramienta de auditoría ChainPoint tiene una funcionalidad adicional en la función de recopilación de documentos, lo que permite a los auditores cargar evidencia para cada no cumplimiento directamente en la lista de verificación de auditoría y archivos generales relacionados con la auditoría en la pestaña de documentos e imágenes de auditoría. Los documentos y la información recopilados durante la auditoría estarán disponibles para Fair Trade USA. Para obtener más información sobre la herramienta de auditoría en ChainPoint, consulte "Cómo realizar una auditoría".
Reporte de auditoría
Los reportes de auditoría preliminares y finales se generan incorporando los resultados registrados en la herramienta de auditoría. Los reportes se crean automáticamente al avanzar en el flujo de trabajo de auditoría a través de diferentes estados, y están disponibles en la portada de auditoría para descargarse como archivos PDF. Los reportes de auditoría están disponibles para Fair Trade USA dentro de ChainPoint y no es necesario cargarlos en Box. Para obtener más información sobre los reportes de auditoría en ChainPoint, consulte "Cómo finalizar los reportes de auditoría".
Revisión y cierre de NC (formulario de PAC)
El formulario de Revisión y cierre de NC, antes "formulario de PAC", se genera automáticamente y muestra los NC encontrados durante la auditoría. El formulario de Revisión y cierre de NC ahora permite a los CH compartir sus planes de acción correctiva (PAC) y la evidencia de cierre de NC directamente en ChainPoint. Toda la comunicación para la revisión de PAC y NC se realizará dentro de ChainPoint, y ya no requiere que los CH y CAB envíen por correo electrónico formularios o evidencia de PAC. En su lugar, el formulario de Revisión y cierre de NC se pasa entre el CH y el CAB a través de las actualizaciones de estado en ChainPoint (Revisión del CH, Revisión del CAB).
Notas:
- Mientras se encuentre en el estado “Revisión del CH”, el CH cargará el PAC y la evidencia del cierre de NC.
- Después de 15 días, o si el CH completa su documentación antes de la fecha límite de 15días, el formulario de Revisión y cierre de NC se devolverá al CAB para su revisión.
- Pueden llevarse a cabo hasta cinco rondas de revisión.
- Cuando se hayan abordado todos los NC, el formulario se puede marcar como completo.
- El nuevo formulario de Revisión y cierre de NC hace un seguimiento de los cambios realizados durante cada ronda de revisión.
- Una vez que se complete el proceso de Revisión y cierre de NC, no es necesario cargar el formulario en Box.
- Para obtener más información sobre los reportes de auditoría en ChainPoint, consulte "Cómo revisar y abordar los PAC en el formulario de cierre de NC".