Esta guía ilustra los cambios generales para la transición a la nueva plataforma de aseguramiento, ChainPoint, de la anterior herramienta de aseguramiento del Estándar de producción de fábrica (FPS), Rizepoint. La programación de auditorías y el proceso de alcance, los Términos de Referencia (ToR), la herramienta de auditoría, el reporte de auditoría y la revisión y cierre de no cumplimiento (NC) se gestionan a través de la plataforma basada en la web y la aplicación fuera de línea de ChainPoint, lo que aumenta la eficiencia, la precisión y la colaboración al consolidar toda la documentación relacionada con la auditoría en una sola plataforma y reducir los procesos basados en el correo electrónico.
Público
Esta guía pretende ser un recurso para el personal de los Organismos de Evaluación de Certificación (OEC) y los auditores que auditan contra el FPS.
Términos de referencia (ToR)
El contenido de los ToR continúa incluyendo información para auditores sobre áreas de riesgo e instrucciones específicas de auditoría. Las siguientes secciones están incluidas en los ToR:
| Sección | Intención |
| Historial del estado de la certificación | Historial de la certificación FTUSA |
| Contexto nacional | Contexto sociológico y político específico de la ubicación geográfica del CH |
| Contexto adicional del alcance del certificado | Información relevante sobre el alcance, incluyendo entidad de alcance múltiple (MSE) y cambios recientes en el alcance |
| Casos de aseguramiento | Alegaciones, quejas, excepciones o incidentes revisados |
| Tergiversación de criterios/políticas en auditorías anteriores | Lista de criterios que se evaluaron incorrectamente en auditorías anteriores |
| Transacción no notificadas | Lista de informes requeridos no presentados por el CH |
| Discrepancias en los informes de transacciones | Problemas identificados en los informes de transacciones enviados por el CH |
Notas:
- Cuando se genera un ToR, está disponible para el auditor como un archivo PDF vinculado a través de la hoja de cobertura de auditoría en Chainpoint.
- No es necesario solicitar el ToR por adelantado, ya que los OEC recibirán una notificación por correo electrónico cuando se genere un TOR y la auditoría se asigne al auditor principal.
- Cada auditoría incluirá un ToR.
- El ToR es un archivo PDF disponible para su descarga en la portada de la auditoría.
- Cualquier respuesta al ToR debe ingresarse en las notas de la hoja de cobertura de auditoría.
- Para obtener más información sobre el ToR en Chainpoint, consulte la Explicación de los términos de referencia y Lo que se incluye.
Herramienta de auditoría
La lista de verificación de auditoría continuará generándose automáticamente mediante la información que el OEC y los Titulares de Certificado proporcionan en el proceso de programación y alcance. Sin embargo, la lista de verificación de auditoría ya no se completará en la herramienta RizePoint Mobile Auditor, sino en la web o en el dispositivo móvil de ChainPoint. Para que el administrador del OEC comparta la herramienta de auditoría con el auditor, se debe asignar un auditor principal en la hoja de presentación de auditoría y la auditoría. Para obtener más información sobre la herramienta de auditoría en Chainpoint, consulte "Cómo realizar una auditoría".
Reporte de auditoría
Los reportes de auditoría preliminares y finales se generan incorporando los resultados registrados en la herramienta de auditoría. Los reportes se activan automáticamente por el avance del flujo de trabajo de auditoría a través de diferentes estados, y están disponibles en la portada de auditoría para descargarlos como archivos PDF. Los reportes de auditoría están disponibles para Fair Trade USA dentro de ChainPoint. Para obtener más información sobre los reportes de auditoría en ChainPoint, consulte "Cómo finalizar los reportes de auditoría".
Revisión y cierre de NC (formulario de planes de acción/PAC)
El formulario de Revisión y cierre de NC (anteriormente, formulario de PAC o Plan de Acción), que se administraba a través del Portal de socios y Salesforce, se genera automáticamente en ChainPoint y muestra los NC encontrados durante la auditoría. Toda la comunicación para la revisión del PAC y NC se realizará dentro de ChainPoint. El formulario de Revisión y cierre de NC se pasa entre el CH y OEC a través de actualizaciones de estado (Revisión del CH, Revisión del OEC).
Notas:
- Mientras se encuentre en el estado "Revisión del CH", el CH cargará el PAC y la evidencia del cierre de NC.
- Después de 15 días, o si el CH completa su documentación antes de la fecha límite de 15 días, el formulario de Revisión y cierre de NC volverá al OEC para su revisión.
- Pueden llevarse a cabo hasta cinco rondas de revisión.
- Cuando se haya dirigido a todos los NC, el formulario se puede marcar como completo.
- El nuevo formulario de Revisión y cierre de NC realiza un seguimiento de los cambios realizados durante cada ronda de revisión.
- Para obtener más información sobre los reportes de auditoría en ChainPoint, consulte "Cómo revisar y abordar los PAC en el formulario de cierre de NC".