Bienvenue
Nous apprécions le dévouement des Comités du commerce équitable et des titulaires du certificat dans le monde entier. Vos efforts permettent de mettre en œuvre des Plans de Prime Fair Trade qui contribuent à améliorer les conditions de vie des producteurs, de leurs familles et de leurs communautés.
Afin de continuer à renforcer les réseaux commerciaux qui soutiennent les producteurs, Fair Trade USA exige que les titulaires du certificat communiquent des informations relatifs à l'impact de leurs investissements de la Prime. Le portail des partenaires facilite ce processus en vous permettant de déclarer les détails des projets et les autres utilisations de la Prime en un seul endroit, le tableau de bord de l'utilisation de la Prime.
Dans ce guide, vous trouverez des instructions étape par étape sur la manière de saisir vos informations via le portail des partenaires, ainsi que des exemples de formulaires remplis pour vous accompagner tout au long du processus.
Fair Trade USA accueille vos commentaires et suggestions afin de continuer à améliorer les processus. Envoyez-nous vos commentaires par e-mail à : infoftcert@fairtradeusa.org.
Introduction
Qu'est-ce que le tableau de bord de l'utilisation de la Prime ?
Le tableau de bord de l'utilisation de la Prime est une section du portail des partenaires utilisée pour rendre compte de l'utilisation des fonds Premium Fair Trade, sur la base du plan de prime approuvé lors de l'Assemblée générale des participants au plan de prime.
À qui cet outil est-il destiné ?
Tous les titulaires du certificat Fair Trade USA disposant d'un plan de prime approuvé, y compris ceux certifiés selon la norme de production agricole (APS), la norme pour la pêche de capture (CFS) et la norme de production en usine (FPS).
Le tableau de bord de l'utilisation de la Prime est également disponible pour les producteurs participant au programme de reconnaissance APS pour les entreprises certifiées Fairtrade International.
Quel type d'utilisation des fonds Premium doit être déclaré ?
Toute utilisation de la prime incluse dans le plan de prime qui a été approuvé lors de l'Assemblée générale des participants à la prime doit être déclarée. Cela inclut les projets, mais aussi d'autres types d'utilisation autorisés par les normes Fair Trade.
Quand le tableau de bord de l'utilisation de la Prime doit-il être utilisé ?
Vous devez déclarer l'utilisation de la prime au moins une fois par an. La déclaration doit être effectuée après l'Assemblée générale des participants à la Prime et au plus tard le 31 décembre de chaque année, afin de :
- mettre à jour les projets/utilisations terminés de l'année précédente, et
- ajouter tous les projets/utilisations approuvés pour l'année en cours.
Considérations importantes avant de commencer
Avant de commencer le processus de déclaration, assurez-vous que la personne responsable de la déclaration de l'utilisation de la prime dispose des éléments suivants :
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Accès au Portail des partenaires
- Si la personne ne dispose pas d'un compte pour accéder au portail des partenaires, veuillez contacter Fair Trade USA via le centre d'assistance via le lien suivant.
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Informations de la dernière Assemblée générale
- Vous devrez avoir à portée de main les informations de la dernière Assemblée générale, y compris le rapport/l'évaluation du plan de prime pour la période écoulée, ainsi que les détails du plan de prime approuvé pour la période en cours.
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Photos ou documents prêts à être exportés
- Vous pouvez également disposer de photographies, de vidéos et de documents qui illustrent l'impact généré. Ces ressources et médias peuvent être utilisés par Fair Trade USA pour partager des témoignages sur l'impact des projets de prime avec les acheteurs : en conséquence, assurez-vous que les photos sont de haute qualité, visuellement attrayantes et que vous disposez de l'autorisation nécessaire pour partager les photos des personnes concernées.
Comment mettre à jour le tableau de bord de l'utilisation de la Prime
La description ci-dessous présente un exemple étape par étape de la mise à jour annuelle du tableau de bord de l'utilisation de la Prime. Chaque étape décrit les actions requises dans le portail des partenaires, de la connexion à la réalisation du rapport annuel.
Résumé de la séquence des étapes pour ajouter des utilisations/projets Premium
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Connectez-vous au portail des partenaires et accédez à votre compte en saisissant votre nom d'utilisateur.
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Accédez au « tableau de bord de l'utilisation de la Prime » dans la barre de menu supérieure ou sélectionnez la case « tableau de bord des fonds Premium ».
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Ajoutez l'utilisation/les projets de prime approuvés, en sélectionnant « Ajouter une nouvelle utilisation de projet ». Saisissez les informations requises dans le formulaire et sélectionnez « Enregistrer ».Vous devrez répéter cette opération autant de fois que vous avez d'utilisations/projets dans le plan Premium approuvés au cours de l'année déclarée.
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Mettez à jour les informations relatives aux projets de l'année précédente qui sont terminés au moment de la déclaration, en sélectionnant « Voir le projet/l'utilisation ».Dans le formulaire de projet qui contient toutes les informations relatives au projet, vous devez effectuer deux actions :a) Dans gestion des fonds Premium, sélectionnez « Ajouter une mise à jour » pour saisir le total des fonds Premium dépensés pour le projet/l'utilisation.Veuillez noter que si le projet a engagé des dépenses sur une période couvrant deux années civiles, vous devrez saisir et enregistrer les informations pour chaque année civile séparément. Voir les exemples dans la section suivante pour plus de détails.b) Sélectionnez l'icône de modification pour mettre à jour « Nombre total de bénéficiaires ». Vous pouvez également souhaiter mettre à jour le statut du projet, la date de fin et les résultats.Veuillez également inclure des supports multimédia illustrant les activités et/ou les résultats du projet/de l'utilisation.Une fois que toutes les mises à jour du projet/de l'utilisation Premium ont été saisies, sélectionnez « Enregistrer ».Fenêtre de mise à jour de la période et des dépensesVous devrez répéter cette opération autant de fois que vous avez eu de projets/utilisations dans le cadre du plan Premium de l'année précédant celle déclarée.
Exemples de projet/utilisation de la Prime
| Description du projet/de l'utilisation | Achat d'un bus scolaire pour assurer le transport gratuit des élèves, enfants de travailleurs, vers la communauté de Piedra Grande, où se trouvent les centres éducatifs de la région. Le bus effectue des trajets le matin et l'après-midi pour assurer le transport des élèves vers et depuis l'école. Le projet inclut l'embauche d'un chauffeur, ainsi que d'autres dépenses liées telles que l'entretien du véhicule, le carburant, l'assurance et l'obtention de permis, entre autres. Le service fourni sera couvert à 100 % par la prime Fair Trade. |
|---|---|
| Besoin lié au projet/à l'utilisation | Après avoir mené une évaluation des besoins par le biais d'une enquête, il a été constaté que 85 % des travailleurs rencontrent des difficultés à envoyer leurs enfants dans des unités éducatives, car la communauté où ils vivent manque d'écoles. Pour cette raison, les élèves doivent se rendre dans la communauté de Piedra Grande, située à six kilomètres. Beaucoup le font à pied, tandis que quelques-uns utilisent des vélos ou leurs propres véhicules. En moyenne, les élèves passent quatre heures par jour à faire le trajet entre leur domicile et les centres éducatifs. De plus, la distance entraîne l'abandon scolaire des enfants en âge d'être scolarisés. L'évaluation des besoins a révélé que 18 % des enfants des participants à la prime ne sont pas scolarisés en raison de la distance. |
| Résultats attendus du projet/de l'utilisation | Faciliter le transport des enfants des travailleurs vers les centres éducatifs situés dans la communauté de Piedra Grande. Cela inclut à la fois les élèves fréquentant actuellement des écoles dans cette communauté et les enfants et jeunes qui ne sont pas scolarisés. Par conséquent, le projet prévoit d'accroître l'accès à l'enseignement pour les enfants des travailleurs. En plus de faciliter le transport des élèves, le projet vise à garantir que le trajet soit sûr pour les élèves et à soutenir les finances de leurs parents. |
| Résultats du projet/de l'utilisation* | Un véhicule d'une capacité de 54 passagers a été acheté. Un chauffeur local expérimenté dans le transport d'étudiants a été embauché. Il a assisté le Comité dans le choix du véhicule et dans le processus d'obtention des permis. Entre les mois d'août, date à laquelle le service de transport a commencé ses activités, et novembre, le bus scolaire a transporté 96 élèves via quatre services quotidiens, deux le matin et deux l'après-midi. Grâce à cela, les temps de trajet des élèves ont été réduits à 30 minutes par trajet. Le projet contribue à la réintégration scolaire des enfants des travailleurs qui ne fréquentaient pas d'établissements d'enseignement. Au cours des 4 premiers mois du projet, le taux de déscolarisation est passé de 18 % à 13 %. Le Comité travaille à la réintégration d'un plus grand nombre d'enfants et de jeunes, bien qu'il anticipe qu'un seul bus pourrait ne pas suffire, compte tenu notamment de l'intérêt manifesté par les élèves qui ne sont pas des enfants de participants au projet Premium pour l'utilisation du service de bus scolaire. |
| Pays bénéficiaire | Mexique |
| État/province/région bénéficiaire | Sonora, Mexique |
| Statut du projet | Terminé |
| Nombre total de bénéficiaires | 96 |
| Approbation de l'Assemblée générale | 4 janvier 2026 |
| Date de fin du projet | 20 septembre 2026 |
| Budget prévu | 900 000 pesos mexicains |
| Devise | pesos mexicains |
| Catégorie et sous-catégorie | Autres projets liés à l'éducation et à la garde d'enfants |
| Description du projet/de l'utilisation | Distribution de 50 % de la prime en espèces pour s'adapter aux besoins multiples des travailleurs participant à la prime. La distribution de liquidités sera effectuée par le service de paie de l'entreprise. Il est estimé qu'un paiement unique de 2 700 pesos mexicains sera versé par travailleur, pour un total de 650 travailleurs, dans le cadre des avantages de ce projet. Le montant total versé sera de 1 755 000 pesos mexicains. Le Comité Commerce Équitable autorisera la distribution des fonds au service de la paie, conformément aux procédures établies entre le Comité Commerce Équitable et l'administration du titulaire du certificat. |
|---|---|
| Besoin lié au projet/à l'utilisation | Les résultats de l'évaluation des besoins montrent des besoins prédominants en nourriture, médicaments, vêtements, améliorations du logement et besoins éducatifs pour les enfants des travailleurs. Les travailleurs mentionnent également un manque de fonds pour acheter des fournitures ménagères qu'ils ne peuvent pas s'offrir. En outre, les travailleurs proviennent de 38 communautés différentes, ce qui rend difficile la concentration d'un projet de prime sur un seul besoin ou sur quelques communautés seulement. Pour cette raison, le comité considère qu'une distribution en espèces permettrait de répondre aux besoins d'un plus grand nombre de participants à la prime. |
| Résultats attendus du projet/de l'utilisation | Que les travailleurs puissent satisfaire leurs divers besoins individuels, notamment en matière de santé, d'éducation, de fournitures ménagères et d'améliorations du logement, en utilisant les ressources financières qui leur sont fournies. Dans le cadre du projet de distribution de liquidités, les travailleurs disposeront des fonds nécessaires pour répondre à leurs besoins spécifiques au sein de leurs propres communautés. |
| Résultats du projet/de l'utilisation* | L'argent a été distribué à partir du 2 février 2026, atteignant une distribution de liquidités de 150 USD par employé pour 630 travailleurs. Bien que le projet ait été prévu pour 650 travailleurs, 20 travailleurs de la zone de récolte ne travaillaient pas au sein de l'entreprise à ce moment-là. Des mesures seront donc prises pour les localiser. |
| Pays bénéficiaire | Mexique |
| État/province/région bénéficiaire | Jalisco |
| Statut du projet | Terminé |
| Nombre total de bénéficiaires | 650 |
| Approbation de l'Assemblée générale | 30.10.2025 |
| Date de fin du projet | Première semaine de janvier 2026 |
| Budget prévu | 1 755 000 pesos mexicains |
| Devise | pesos mexicains |
| Catégorie et sous-catégorie | Distribution de liquidités |
| Description du projet/de l'utilisation | Le projet consiste à fournir des consultations ophtalmologiques aux employés participant à la prime afin de promouvoir la santé oculaire. À cet effet, des consultations seront organisées avec un ophtalmologue dans une clinique privée. Le projet couvrira des examens de santé oculaire ainsi que la fourniture de lunettes ou de lentilles, si nécessaire. L'initiative vise à promouvoir la santé oculaire en offrant un accès à des consultations ophtalmologiques, à des évaluations de la vision et à des conseils en matière de soins oculaires. |
|---|---|
| Besoin lié au projet/à l'utilisation | L'Évaluation des besoins a porté sur les difficultés visuelles des travailleurs, ainsi que sur la régularité de leurs examens de la vue. Les résultats ont montré que 48 % des personnes interrogées ont admis avoir des problèmes de vision et ont indiqué qu'elles se rendaient rarement dans une clinique spécialisée en santé oculaire. |
| Résultats attendus du projet/de l'utilisation | Le projet devrait contribuer à l'identification et à la correction des problèmes de vision chez les travailleurs participants, offrant ainsi de meilleures conditions de santé oculaire et une meilleure qualité de vie. En menant des consultations ophtalmologiques, il sera possible de diagnostiquer les difficultés visuelles et d'orienter les employés vers le traitement approprié, y compris la nécessité de porter des lunettes ou de réaliser des examens complémentaires. L'impact attendu est une amélioration des performances au travail, une sécurité opérationnelle accrue et une réduction des difficultés liées à la vision, contribuant ainsi à une meilleure qualité de vie des Participants à la Prime. Les bénéficiaires du projet seront les travailleurs de l'unité ayant démontré un besoin d'évaluation ophtalmologique. |
| Résultats du projet/de l'utilisation* | Le projet, exécuté durant la dernière semaine de février 2026, a permis de prendre en charge 221 Participants à la Prime, dont 103 ont bénéficié de l'achat de lunettes (verres), 14 ont bénéficié d'examens complémentaires et 9 ont été orientés vers une chirurgie, qui sera couverte par la Prime Fair Trade. |
| Pays bénéficiaire | Brésil |
| État/province/région bénéficiaire | Rio Grande do Sul |
| Statut du projet | En cours |
| Nombre total de bénéficiaires | 221 |
| Approbation de l'Assemblée générale | 14/11/2025 |
| Date de fin du projet | 23/02/2026 |
| Budget prévu | 220 000 réaux brésiliens |
| Devise | réal brésilien |
| Catégorie et sous-catégorie | Santé |
Foire aux questions
Si j'ai un projet qui se répète d'une année à l'autre, comment dois-je saisir les informations ?
Le projet de chaque année doit être saisi comme un projet distinct. Une fois le projet de cette année terminé, mettez-le à jour avec le montant de la Prime dépensé, le nombre de bénéficiaires, les résultats du projet et le statut du projet. Si le même projet est à nouveau approuvé dans le plan de prime de l'année suivante, créez un nouveau projet pour cette année-là et mettez-le à jour une fois terminé. Répétez ce processus chaque année tant que le projet continue d'être approuvé en tant que projet récurrent.
Quelle devise devrais-je utiliser pour le rapport ?
Puisque la même devise doit être utilisée pour le budget et pour le rapport de dépenses, utilisez la devise dans laquelle vos dépenses sont réellement payées.
Quelle catégorie et sous-catégorie de projet/utilisation devrais-je choisir si aucune ne semble appropriée ?
Choisissez la catégorie et la sous-catégorie de projet/utilisation qui reflètent le plus fidèlement l'objectif principal de votre projet. Si aucune ne correspond exactement, sélectionnez l'option disponible la plus proche.
Si j'ai saisi et enregistré des informations incorrectes ou incomplètes, comment puis-je les corriger ?
Après avoir enregistré le projet, tous les projets enregistrés apparaîtront dans le tableau de bord, cliquez sur le projet que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton « Mettre à jour ». Il n'y a pas de limite au nombre de mises à jour.
Comment savoir si mon rapport a été reçu par Fair Trade USA ?
Tous les projets enregistrés dans le portail des partenaires et dûment remplis seront automatiquement enregistrés dans la base de données de Fair Trade USA. En cas de questions, Fair Trade USA vous contactera par e-mail.
Quel montant devrais-je saisir si la mise en œuvre du projet n'a pas encore commencé ?
Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de saisir de montant. Vous pouvez saisir une « mise à jour des dépenses » lors de la prochaine mise à jour du projet.
Puis-je déclarer les informations plus d'une fois par an ?
Oui, vous pouvez mettre à jour vos informations à tout moment.
Que dois-je faire si mon projet est retardé et dépasse la période de mise en œuvre prévue pour le prochain plan annuel ?
Vous pouvez mettre à jour le projet et indiquer que la mise en œuvre est retardée. Laissez le statut du projet sur « en cours » et, lorsqu'il sera terminé, vous pourrez mettre à jour la section « résultats ».
Qui peut voir les informations que je saisis ?
Seuls les membres de votre organisation ayant accès au Portail des Partenaires de Fair Trade USA et les membres du personnel de Fair Trade USA peuvent consulter les informations que vous saisissez.
Comment les informations que je fournis sont-elles utilisées ?
Les informations peuvent être utilisées pour créer des rapports d'impact qui sont partagés avec des marques, des acheteurs, des partenaires potentiels et des bailleurs de fonds.
Pourquoi est-il demandé de joindre des photographies et des vidéos des projets et des utilisations des fonds Premium ?
Les photos et les vidéos donnent vie à votre projet. Elles aident Fair Trade USA à montrer aux acheteurs la réelle différence que les investissements dans les projets de prime amènent à votre communauté. Plus vous partagez, plus l'histoire que nous pouvons raconter ensemble est forte.
Que se passe-t-il lorsque le statut du projet indique « Terminé » ?
Vous devez sélectionner une date de fin dans le calendrier. Il doit s'agir de la date réelle à laquelle le projet a été achevé.
Que se passe-t-il si le statut du projet n'est pas « Terminé » ?
La saisie d'une date de fin est facultative.
Contacter l'assistance technique
Pour toute assistance supplémentaire, veuillez écrire à :
Adresse électronique : infoftcert@fairtradeusa.org